La falta de tiempo en las organizaciones es un clásico en cualquier organización. Independientemente a quién se pregunte, la respuesta siempre es la misma: me falta tiempo. El día a día de las organizaciones es como un enorme agujero negro que absorbe todos los recursos de manera insaciable. Es por ello que si quieres hacer algo en tu organización ( y en general en la vida) para escapar del absorbente día a día, es necesario replantearse el asunto del tiempo.
En la metodología Lean la primera herramienta que se suele utilizar es las 5S. ¿ Por qué?. Es muy sencillo, no se puede construir una estructura compleja si los cimientos no son sólidos. Para empezar a aplicar herramientas más complejas como SMED, KANBAN o TPM siempre es necesario haber pasado previamente por las 5S ya que su función es poner un cierto orden donde hay caos. Las 5S son como el cuerpo de zapadores o ingenieros que tienden puentes para que el resto de metodologías puedan hacer su cometido.
De igual manera cuando se abordan proyectos de transformación más complejos, la primera herramienta que debemos aplicar es la adecuada Gestión del Tiempo. Casi todo el mundo conoce los fundamentos ,ya que son muy simples como el de las 5S, pero en el día a día el tiempo se gestiona de manera inadecuada y empujados por las propias prisas del día a día. Sin una adecuada gestión del tiempo, la empresa correrá el riesgo de estar sepultada en las tareas ejecutivas, dejando solamente el tiempo sobrante (si lo hay) para las tareas de transformación que tienen un enfoque más estratégico y a largo plazo. No se suele ser consciente que una mala gestión del tiempo puede ser uno de los mayores frenos silenciosos a los que se esté enfrentando la organización sin saberlo.
Por lo tanto antes cualquier proyecto de transformación o cambio de envergadura que quiera abordar una empresa, el primer paso a dar es aquel que nos garantice una gestión adecuada del recurso más escaso, en este caso el tiempo de las personas. Una gestión del tiempo óptima tiene un impacto directo en la cuenta de resultados de la empresa, por lo que no debemos estar en una permanente búsqueda de su optimización. Desde incluirlo de manera sistemática en los planes de formación de la empresa hasta su evaluación, como se hace con cualquier otra competencia menos relevante al funcionamiento de la organización.
Para poder abordar procesos de transformación empecemos por disponer de más tiempo disponible que podamos utilizar para impulsar dichos cambios con energía. Los propios cambios podrán generar más tiempo disponible convirtiendo el proceso en un círculo virtuoso.